Egal ob Meeting, Teamsitzung oder Personalbesprechung, die Aufgaben eines Konferenzzimmers sind vielfältig. Dieser Raum fehlt in kaum einen Bürogebäude. Das hat seine Gründe, Besprechungen egal welcher Art sollten nicht zwischen Tür und Angel abgehalten werden. Vor allem für wichtige Themen benötigt man Ruhe und Privatsphäre. Schließlich gibt es auch Gespräche die nicht jeder Mitarbeiter hören soll. Findet die Besprechung dann in einem Büro statt, in dem auch noch andere Personen arbeiten oder hindurch gehen, kann von Privatsphäre keine Rede sein. Auch das Zimmer des Chefs bietet nicht die selben Möglichkeiten wie ein Konferenzraum. Der spezielle Bereich muss Platz für mehrere Personen bieten und sich je nach Bedarf gestalten lassen.
Oft befinden sich Konferenztisch und Sitzgelegenheiten in einem durch gläserne Trennwände abgegrenzten Raum.
Nicht in jedem Bürogebäude gibt es die Möglichkeit ein ständiges Konferenzzimmer einzurichten. Da Platz und Ressourcen meist begrenzt sind, wäre es unpraktisch einen Raum nur für Besprechungen und Meetings zu nutzen. Findet gerade keine Konferenz statt, kann das Zimmer zum Beispiel als Ausweichbüro fungieren. Für diesen Fall gibt es auch spezielle Konferenztische. Diese bestehen meistens aus mehreren Modulen und lassen sich flink und einfach zu einem großen Tisch zusammenstellen. Nach der Konferenz können die Möbel platzsparend an die Seite gestellt oder für andere Zwecke benutzt werden. Passend zu den Konferenztischen, gibt es auch spezielle Stühle. Stapelstühle bieten sich an, da sie mittlerweile Komfort bieten und gleichzeitig platzsparend aufbewahrt werden können. Ein weiterer Vorteil, die Stapelstühle sind nicht an einen Raum gebunden, sondern können dort gebraucht werden, wo sie benötigt werden.
Das Design und der Stil der Konferenztische ist je nach Modell unterschiedlich. So gibt es mehrere Plattenformen, wie rechteckig, trapezförmig, Viertelkreis oder Halbkreis. Diese Elemente ermöglichen verschiedene Zusammenstellungen von Formen. Wichtig dabei ist, dass das Aussehen nicht über der Funktionalität steht. Konferenztische sollen schließlich besonders eines, Mitarbeiter an einen Tisch führen und Teamarbeit ermöglichen. Dafür wird genügend Platz und Freiheit benötigt. Ein zu kleiner Konferenztisch an dem nicht alle Mitarbeiter Platz finden, kann seine Aufgaben nicht erfüllen. Ist die benötigte Größe vor dem Kauf noch nicht klar, empfiehlt sich die Anschaffung von mehreren Modulen. Je nach Bedarf kann die Größe des Konferenztisches durch die einzelnen Elemente verändert werden. Beim Material spielt die Qualität die entschiedenste Rolle. Schließlich muss der Tisch viel aushalten können ohne dabei an Glanz und Schönheit zu verlieren. Optimal ist es natürlich, wenn das Material mit dem vorherrschenden Einrichtungsstil harmoniert.
Die Konferenztische müssen nicht immer in dezenten Farben gehalten werden. Sie können auch Akzente im Raum setzten. Helle Farben der Arbeitsplatte oder bunte Töne der Tischbeine können so ein Blickfang sein. Bei der Wahl des Designs kommt es vor allem auf die Atmosphäre im Konferenzraum an. Diese sollte angenehm und positiv sein. Farben wie Gelb, Orange und Grün können dazu beitragen. Auch Pflanzen und viel Licht verwandeln einen tristen Raum in ein modernes Konferenzzimmer. Passend zum Tisch können auch die Stühle bestimmte Farben wiedergeben. Hauptsache der Konferenzraum wirkt modern, ordentlich und strukturiert. Schließlich sind hier nicht nur die eigenen Mitarbeiter zu Gast. Auch Kunden und Besucher sind in diesem Zimmer anzutreffen. Zusammen gewürfelte Möbel würden dann einen schlechten Eindruck vermitteln.
